โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor)
โปรแกรมประมวลผลคำ หรือที่นิยมเรียกกันว่า
โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor Program) เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่างๆ
ได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว อาทิเช่น จดหมาย บันทึกข้อความ ใบปะหน้า โทรสาร แบบฟอร์มต่างๆ
เป็นต้น โดยเก็บในสื่อ อิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติม
หรือแก้ไขข้อมูลที่จัดเก็บได้ โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ ใหม่ทั้งหมด
ในปัจจุบัน
คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ
ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา
คุณสมบัติพื้นฐานต่างๆ ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่
จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูล
การควบคุมการ แสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร
การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย
เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำนั้น
ช่วยให้ผู้ใช้งานพิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า
การม้วนคำ (Word Wrap) ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่
เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดี ผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความ โดยไม่ต้องกังวลว่า
ข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวาของบรรทัดที่กำหนดไว้ เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อย
ก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ ที่มีชื่อแฟ้มข้อมูลกำกับ
โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำใหม่ทั้งหมด
เครืองมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมประมวลผลคำ
เช่น การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การแทรก (Insert) โดยโปรแกรมจะทำการร่นคำที่มีอยู่เดิมนั้น
ให้เลื่อนไปทางขวามือ เพื่อให้มีช่องว่าสำหรับคำใหม่ หรือ การเขียนทับ (Overwrite)
ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ถูกลงไป ทับแทนคำ หรือข้อความเดิมที่ผิด
โดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อน และยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหา และแทนที่คำ
เพื่อช่วยให้สามารถแก้ไขคำต่างๆ ได้เร็วขึ้น
ด้วยการไม่ต้องพิมพ์คำที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง โปรแกรมก็จะทำการค้นหา
และแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติ และครบทุกคำ
การควบคุมการแสดงตัวอักษร
และการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่ จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษร
และย่อหน้าได้อย่างสวยงาม อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบ
และยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ
เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจ และตามความเหมาะสมของเอกสาร
ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่
โดยอัติโนมัติทุกครั้ง ที่มีการแก้ไขเอกสาร เช่น การกำหนดให้ข้อความในบรรทัด
เริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกัน หรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด เป็นต้น
เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียน
และจ่าหน้าซองจดหมาย เครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้ ๑ ฉบับ พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่ง
ที่จะต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูล และสร้างแฟ้มข้อมูล
สำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้น
หรือจ่าหน้าซองจดหมาย โปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ในตำแหน่งที่กำหนด
ไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคน
ในปัจจุบัน
โปรแกรมประมวลผลคำมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ มีเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยในการพิมพ์
หรือสร้างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น งานสร้างตาราง การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์
การตรวจสอบตัวสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร
การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ และความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้น
โปรแกรมประมวลผลคำ จึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด
และสามารถใช้งานเสมือนโรงพิมพ์ตั้งโต๊ะ
ขั้นตอนการสร้างตารางจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด
รวมทั้งจัดรูปแบบหน้าเอกสารได้อย่างสวยงามและรวดเร็ว
ขั้นตอนการสร้างตารางจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด คุณสมบัติพิเศษที่ช่วยสร้างเอกสาร
๑. มีแม่แบบของเอกสารให้เลือกใช้
โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ
จะมีแม่แบบของเอกสารที่ใช้โดยทั่วไป ในสำนักงาน ให้สามารถเลือกใช้ได้ทันที เช่น
จดหมายบันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร ประวัติส่วนตัว เป็นต้น จึงทำให้ได้เอกสารที่ถูกต้องตามมาตรฐาน
และสร้างเอกสารได้อย่างสะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น
๒. การสร้างตาราง
การใช้โปรแกรมประมวลผลคำในยุคแรกนั้น
การสร้างตารางเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก เพราะต้องคำนวณ และกะระยะเอง
แต่สำหรับโปรแกรมประมวลผลคำในยุคหลังนี้ จะมีเครื่องมือช่วยให้งานสร้างตารางง่ายขึ้น
เพียงแต่กำหนดจำนวนแถว และจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการทำเป็นตาราง
โปรแกรมก็จะสร้างตารางให้มีขนาดตามที่ระบุได้ทันที นอกจากนี้
ยังสามารถแก้ไขเพิ่มความกว้างของแต่ละคอลัมน์ หรือความสูงของแต่ละแถวได้
อีกทั้งสามารถกำหนดเส้นแบ่งคอลัมน์ และเส้นแบ่งแถวของตารางได้ตามต้องการ เช่น
กำหนดให้เป็นเส้นทึบ หรือเส้นคู่ เป็นต้น
๓. การจัดแบ่งข้อความเป็นหลายคอลัมน์
โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ
ได้เพิ่มความสามารถในการจัดรูปแบบคอลัมน์ได้ เช่น กำหนดให้แบ่งข้อความทั้งหมดเป็น
๒ คอลัมน์ ๓ คอลัมน์ หรือมากกว่าได้ เป็นต้น
นอกจากนี้ยังสามารถจัดแบ่งคอลัมน์ในอีกรูปแบบ คือ
การกำหนดให้ข้อความในคอลัมน์ทางซ้าย สัมพันธ์กับข้อความในคอลัมน์ทางขวา
ซึ่งเหมาะกับการอธิบายวิธีการทำงาน อธิบายคำสั่งแต่ละคำสั่ง
หรืออธิบายความหมายของคำแต่ละคำในคอลัมน์ทางซ้าย โดยใช้ข้อความที่บรรยายในคอลัมน์ทางขวาคุณสมบัตินี้จึงเหมาะสำหรับงานหนังสือพิมพ์หรือวารสาร
โดยทั่วไปที่จัดเรียงข้อความเป็นคอลัมน์
๔. การทำงานแบบ WYSIWYG
การทำงานแบบ WYSIWYG (ย่อมาจาก
What You See is What You Get) คือ
การทำงานที่เราสามารถเห็นสิ่งที่ปรากฏบนหน้าจอได้ เหมือนกับผลที่ได้จากการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
เช่น ตัวอักษรที่เน้นให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง หรือตัวที่ขีดเส้นใต้
จะแสดงผลให้เห็นทางหน้าจอ ดังนั้น
สิ่งที่เรากำหนดไว้จะแสดงให้เห็นจริงบนหน้าจอโดยตรง
และไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาทดลองดูก่อน
คุณสมบัตินี้ช่วยให้เราสามารถจัดการกับหน้าเอกสารตามความต้องการได้ทันที่
๕. การตรวจสอบการสะกดคำ
ความสามารถในการตรวจสอบการสะกดคำนี้ คือ
การตรวจสอบคำที่สะกดผิด และคำที่ใช้ผิดหลักไวยากรณ์
โดยจะทำการเปรียบเทียบคำที่พิมพ์กับคำในพจนานุกรมที่ติดตั้งมากับตัวโปรแกรม
ซึ่งสามารถตรวจสอบการสะกดคำได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
โดยคำหรือข้อความที่ตรวจพบว่าผิด จะถูกเน้นให้ผู้ใช้มองเห็นได้อย่างชัดเจน
เช่นเน้นด้วยเส้นหยัดฟันปลาใต้คำที่สะกดผิด
หรือบางโปรแกรมจะแสดงคำใกล้เคียงที่คิดว่าถูกต้องขึ้นมา
เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้แทนคำที่ผิดได้ทันที นอกจากการช่วยตรวจหาคำผิดแล้ว บางโปรแกรมจะช่วยแสดงคำที่สะกดใกล้เคียงกับคำที่กำลังพิมพ์ขึ้นมา
ผู้ใช้สามารถจะเลือกใช้ได้เลย โดยไม้ต้องพิมพ์คำนั้นต่อจนครบทุกตัวอักษร เช่น
ขณะพิมพ์คำว่า "อาทิ" โปรแกรมจะแสดงคำว่า "อาทิตย์" ขึ้นมา
ถ้าเราต้องการพิมพ์คำว่า "อาทิตย์" ก็เลือกใช้ได้เลย โปรแกรมจะพิมพ์คำนั้นให้ทันที
การตรวจสอบให้อย่างอัตโนมัติเช่นนี้ช่วยให้งานสร้างเอกสารทำได้รวดเร็วขึ้น
โดยไม่ต้องกลับมาตรวจหาคำผิด ภายหลังการพิมพ์เสร็จแล้ว
และทำให้ได้เอกสารที่ถูกต้องทันที
๖. การแทรกข้อความสัญลักษณ์พิเศษ
โปรแกรมประมวลผลคำบางโปรแกร มช่วยให้เราสร้างเอกสารได้เร็วขึ้น
โดยการใส่รายละเอียดทั่วไป ลงในเอกสารให้อย่างอัตโนมัติ เช่น
วันที่และวันในสัปดาห์ ที่มีให้เลือกหลายรูปแบบ
เช่น วันจันทร์ที่ ๔ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือวันที่ ๔ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือ
๐๔/๐๕/๒๕๔๑ ๑๐.๒๑ น. เป็นต้น
ข้อความที่มักใช้บ่อยๆ ได้แก่ คำขึ้นต้น
และคำลงท้ายของจดหมาย เช่น เรียนคุณพ่อ และคุณแม่ ที่เคารพ หรือ
เรียนท่านสุภาพบุรุษ และสุภาพสตรี หรือขอแสดงความนับถืออย่างสูง
หรือด้วยความเคารพอย่างสูง เป็นต้น
สัญลักษณ์พิเศษ
ที่นอกเหนือจากตัวอักษรบนแป้นพิมพ์ เช่น สมการทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น
๗. การรวมภาพกราฟิก
โปรแกรมประมวลผลคำในปัจจุบันได้เพิ่มความสามารถในการใส่รูปภาพกราฟิกต่างๆ
เข้าไปในเอกสารในตำแหน่งที่ต้องการได้ เช่น การแทรกรูปภาพลงในย่อหน้า
หรือแทรกรูปภาพให้เสมือนรูปภาพถูกล้อมรอบด้วยข้อความ ซึ่งมักจะพบเห็นกันทั่วไปในหน้าสิ่งพิมพ์ต่างๆ
เป็นต้น นอกจากนี้ บางโปรแกรมได้จัดเตรียมคลังรูปภาพให้ด้วย
ผู้ใช้สามารถเรียกใช้รูปภาพเหล่านั้นได้ทันที หรือสร้างคลังรูปภาพเก็บไว้ได้เอง
การแทรกรูปภาพลงในเอกสารจะมีการแบ่งกันพื้นที่ไว้ให้
ดังนั้น ข้อความที่เป็นตัวอักษร จะเข้าไปทับ ในบริเวณกราฟิกไม่ได้
เราจะมองเห็นภาพกราฟิกปรากฏบนจอภาพโดยตรง
และสามารถสั่งให้แสดงผลออกมาทางเครื่องพิมพ์ได้
